La gestion de contenu

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Qu'entend-on informatiquement parlant de "contenu" ?
La gestion de contenu au sens large recouvre, dans le domaine informatique, l'ensemble des phases régissant le cycle de vie des documents disponibles sur le Système Informatique, de leur création et leur validation jusqu'à la gestion des règles de publication. Deux types de contenus sont généralement distingués:

• les documents statiques (bureautiques, audio/vidéo, graphiques, plans, etc...) stockés par les systèmes de fichiers;
• les documents dynamiques (Web notamment) agençant des éléments (textes, images, etc...) en provenance d'une ou plusieurs bases de données de l'entreprise.

Gestion de contenu, GED, CMS, ECM : qui fait quoi ?
Les deux catégories d'information renvoient chacune à un grand domaine d'application de la gestion de contenu : la GED traditionnelle (Gestion Electronique de Documents) et la gestion de contenu Web, dont l'apparition plus récente a accompagné l'émergence des technologies internet.
Les outils correspondants sont souvent désignés par les termes CMS (Content Management System) et ECM (Enterprise Content Management).

Quelles sont les briques composant un dispositif de gestion de contenu ?
Les deux modules principaux sont :

• un référentiel qui a pour but d'organiser et de classer les informations, de les associer à des métadonnées (auteur, titre, etc...), et de décrire l'état de leur cycle de vie ("validé" ou "non-validé", "publié" ou "non-publié", etc...)
• un mécanisme applicatif de workflow (chaîne de validation) qui formalise la circulation des flux de contenus dans l'entreprise, en intégrant les différentes étapes nécessaires à leur manipulation par les collaborateurs (validation, publication, ...).

En amont de la plate-forme, on trouve des logiciels de création de documents ou d'actifs numériques (applicatifs bureautiques, graphiques, PAO, CAO, etc...), ou encore des outils d'acquisition de documents.
En aval, le système est associé à un environnement de diffusion, une infrastruture de portail par exemple, à qui il communique les règles de publication (mode de présentation, format, utilisateurs autorisés, etc...).

A quel profil d'entreprise s'adresse cette problématique ?
Potentiellement toutes, car elle recouvre des chantiers aussi divers que le déploiement d'un catalogue électronique, d'un site Web à fort contenu éditorial, ou encore d'un serveur de gestion documentaire (répondant à une politique de dématérialisation par exemple).

Quelle démarche suivre dans le cadre d'un tel projet ?
Avant tout déploiement, il est conseillé de réaliser plusieurs actions préalables:

• effectuer une sélection des contenus à prendre en compte;
• analyser la valeur des contenus (administratifs, marketing, ...), leurs fonctions (diffusion, partage, ...) et leurs cibles (types de profils internes et/ou externes);
• inventorier les technologies de base de données et d'archivage sous-jacentes et les formats de fichiers utilisés.

Tous ces éléments permettront de définir les métadonnées, et de modéliser le workflow de la plate-forme. Eventuellement, un plan de classement sera également élaboré, si le référentiel de la solution le permet.
Cette méthode constitue un support au rubricage de l'information, et permet au contributeur ou au consommateur de contenu de bénéficier d'une logique de catégorisation claire masquant la complexité technique des bases de données et systèmes de fichiers.

Source: Benchmark Group © 2002