Neurones : Portail collaboratif

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Neurones offre de nombreuses fonctionnalités pour réaliser des applications de travail collaboratif de type intranet, extranet et internet. Il s'agit d'un outil puissant et particulièrement simple d'utilisation permettant de gérer la publication de nombreux documents et de fédérer les collaborateurs autour d'axes de travail pertinents. Il permet aux utilisateurs d'interagir directement avec le système d'une manière efficace, intuitive et cohérente.
Il s'agit d'un outil idéal pour les organisations souhaitant, tout à la fois, protéger, sécuriser et faciliter la circulation et l'accès aux informations. Cette application permet d'améliorer la productivité, la responsabilité et les connaissances des utilisateurs du portail.

Organisation générale

Portail Web intégré. Toute organisation utilisant NEURONES dispose d'un portail prêt à l'emploi lors du déploiement de l'application. Ce portail Web intégré représente ainsi un point d'accès centralisé aux informations et aux services de NEURONES.

Espaces de travail personnels. Chaque utilisateur de NEURONES dispose d'un espace personnel au sein duquel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Cet espace lui est strictement réservé et les documents qui y sont stockés totalement privés. En revanche, chaque document peut être mis en commun au sein d'espaces de travail collaboratifs afin de favoriser le travail en équipe.

Espaces de travail collaboratifs. NEURONES propose des espaces de travail pour créer, éditer et modifier des documents d'une manière collaborative. Un espace de travail est géré par un ou plusieurs responsables, ces derniers coordonnent les différents contributeurs du portail fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Ainsi, chaque membre d'un espace de travail a la possibilité de contribuer en fonction de ses compétences et de ses droits au travail commun. L'accès aux espaces de travail est strictement réservé aux membres désignés des espaces en question.

Espaces de publication. Les espaces de publication se définissent comment les différentes rubriques du portail. Ils permettent aux utilisateurs de l'application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail. Chaque espace de publication est géré par un responsable éditorial. Ce dernier décide du contenu qui sera publié au sein de son espace et des lecteurs qui y auront accès. Les espaces de publication de NEURONES constituent un moyen efficace pour gérer d'une manière cohérente la publication des documents d'une organisation.

Groupes d'utilisateurs. Les groupes au sein de NEURONES représentent des ensembles d'utilisateurs fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Rassembler des utilisateurs au sein d'un groupe permet d'affecter des autorisations, des rôles et des droits d'une manière globale. Les groupes sont donc particulièrement utiles pour autoriser l'accès au contenu d'un espace de publication ou gérer un espace de travail.

Gestion et publication des documents

Création de documents. NEURONES offre la possibilité de créer des documents au sein des différents espaces de travail à la disposition des utilisateurs. Chaque membre d'un espace de travail peut alors contribuer au site, quelque soit son lieu de travail, de différentes manières:

• Le contributeur télécharge un fichier bureautique présent sur son disque dur vers NEURONES et utilise une interface Web pour lui attribuer des métadonnées. Ces données seront indexées en temps réel et serviront à effectuer des recherches rapides pour restituer ces informations.
• Le contributeur crée un document selon un type préderminé par le biais d'interfaces Web intuitives et conviviales. Il n'a ainsi besoin que de son navigateur Web habituel pour collaborer au portail d'une manière rapide et efficace.
• Le contributeur télécharge des fichiers externes et a la possibilité de leur attribuer des métadonnées pour optimiser leur indexation.

Editeur de texte WYSIWIG. Un éditeur HTML permet aux contributeurs créant du contenu par le web de mettre en forme ce contenu dans le respect de la charte graphique définie. Il leur est possible, par exemple, d'ajouter des liens au sein d'un paragraphe sans avoir à produire une seule ligne de code HTML ou encore de mettre en page des listes à puces, de modifier le style des paragraphes (gras, souligné, italique) et d'insérer des images.

Suivi des versions. NEURONES permet de travailler d'une manière collaborative sur les documents publiés sur le portail. Bien souvent, un même document est modifié par plusieurs membres d'un groupe de travail de manière concomitante. NEURONES sauvegarde et hiérarchise l'historique des actions effectuées sur chaque document et permet ainsi d'éviter que le travail réalisé ne soit perdu ou écrasé par une autre modification. Les différentes versions des documents sont archivées et consultables à tout moment. Cette fonctionnalité permet également aux contributeurs du portail de continuer à travailler sur un document sans que la version publiée n'en soit affectée. Chaque membre d'un espace de travail accède par défaut à la dernière version du document, sauf s'il décide de travailler à partir d'une version antérieure.

Métadonnées. NEURONES supporte les métadonnées et est compatible avec le standard "Dublin Core". Il permet de qualifier les documents, en accord avec la taxinomie définie par l'organisation, afin de faciliter leur indexation et la navigation au sein du portail.

Chaînes de validation. NEURONES permet de contrôler le cycle de vie d'un document, de sa création à sa publication sur le portail, par le biais d'une chaîne de validation (workflow). Ainsi, un document créé de manière collaborative au sein d'un groupe de travail est directement soumis aux responsables des rubriques dans lesquelles le document doit être publié. Chaque responsable valide ou rejette le document pour publication dans sa rubrique (et non globalement), en y ajoutant, éventuellement, des commentaires justifiant sa décision. Un courriel est envoyé aux responsables éditoriaux concernés les informant des soumissions à publication.

Conversations. NEURONES offre la possibilité aux membres des groupes de travail de commenter les documents en cours d'élaboration ou terminés. Cette fonctionnalité permet de gagner un temps précieux durant l'élaboration d'un document et favorise le travail collaboratif. En effet, elle offre de nouveaux points de contact entre les membres d'un groupe de travail. Les différents commentaires constituant les conversations sont consignés en bas de page de chaque document à la manière d'un forum.

Gestion de l'accès basée sur les rôles. NEURONES utilise la notion de rôle pour gérer les permissions des utilisateurs authentifiés sur le portail. Un rôle, au sein de NEURONES, représente un ensemble de permissions dans espace défini, par exemple:

• Administrateur: il possède tous les droits au sein de NEURONES;
• Gestionnaire d'espace de travail: il gère les droits des membres d'un espace de travail;
• Contributeur: il participe à la création de contenu au sein d'un ou plusieurs espaces de travail;
• Lecteur: il lit les documents des espaces de travail auquels il a accès;
• Responsable de rubrique: il crée des sous-rubriques, gère les documents qui paraissent au sein de sa rubrique et l'accès des visiteurs.

Chaque utilisateur, dans les limites de son rôle (permissions qui lui sont attribuées) peut alors consulter les rubriques du portail. Il est particulièrement aisé de réserver l'accès de certaines rubriques à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs du portail. Les rôles permettent de gérer les différents niveaux d'interaction des utilisateurs. Ainsi, un utilisateur peut très bien être gestionnaire d'un espace de travail, contributeur dans un autre et responsable d'une rubrique de l'espace de publication.

Publication de documents. Les documents sont publiés au sein des différentes rubriques de l'espace de publication, dans lesquelles ces derniers ont été soumis, après approbation du responsable éditorial. Les documents publiés sont directement disponibles sur la partie "front office" de NEURONES. De plus, il est possible de conserver des documents au sein des espaces de travail collaboratifs et de les publier à une date différée.

Navigation virtuelle. Les documents du portail sont consultables dans des rubriques, et un même document peut apparaître au sein de différentes rubriques. Cette opération est rendue possible en attribuant aux documents des catégories correspondant aux différents espaces de publication au sein duquels ils sont affectés.

Intégration avec l'existant

NEURONES intègre les informations déjà présentes au sein de vos applications intranet ou extranet. Il peut, en effet, s'interfaçer avec toutes sources de données externes, qu'il s'agisse d'un serveur LDAP ou de bases de données documentaires ou relationnelles.

NEURONES permet d'intégrer les documents bureautiques existants. Il dispense ainsi les utilisateurs de fastidieuses opérations de resaisie. Cette fonctionnalité permet de mettre en place rapidement et simplement des applications réunissant des documents déjà mis en forme.

Recherche et indexation.

NEURONES propose un service de recherche partulièrement puissant, prenant en compte tous les documents contenus au sein du portail. Ces documents sont indexés selon deux critères. Le moteur de recherche s'appuie aussi bien sur les métadonnées attribuées aux documents qur sur le texte intégral. L'indexation d'un document est effectuée automatiquement lors de sa mise en ligne, et suite à chaque modification.

Fonctionnalités

• Gestion des utilisateurs, des groupes et des rôles;
• Espaces de travail personnels et collaboratifs;
• Espaces de publication des documents;
• Description des documents par métadonnées (Dublin Core);
• Gestion du cycle de vie des documents et du circuit de l'information;
• Versionning et commentaires attachés aux documents;
• Recherche et indexation des documents;
• Apparence et contenu personnalisables;
• Agendas personnels et agendas partagés;
• Assistant de création de réunion en fonction de la disponibilité;
• Agendas d'utilisation de ressources (salles, matériels, ...);
• Forums et conversations instantanées (Chat);
• Syndication auprès de sites de diffusion d'informations en continu (RTL, Le Monde, La Tribune, Libération, ...)
• WebMail (protocoles SMTP - POP3 - IMAP);
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NEURONES est livré avec un manuel utilisateur d'un cinquantaine de pages.